A jó kezdet egy új alkalmazottal feltételez némi tervezést és dokumentációt. Elképzelését mindenképpen papírra kell vesse, hogy az időközbeni félreértéseket elkerüljék. Csodálkozni fog, mennyit segít Önnek a munkaköri leírás megalkotása abban, hogy üzlete jövőjét lássa.
A Munkaköri Leírás alapvető fontosságú eszköz üzlete fejlesztéséhez. Azon túl, hogy segít megtalálni a szükséges munkaerőt, használatos tréning, személyes értékelés, előléptetés és el/beszámolási kötelezettség esetén is. Úgyhogy ne sajnálja a gondolkodást ebben a folyamatban. Meglátja majd, megérte.
Kezdje egy pozíció megnevezéssel... Az új pozícióhoz egy pozíciómegnevezés is jár. Ez többnyire két vagy három szó, amely körülírja az illető dolgozót. Ez a meghatározás lesz, amivel a külvilág számára azonosítja a kollégát, és amit innentől kezdve használni fognak céges környezetben. Ez adja meg az illető rangját is. Ha lehet, kerülje az „Igazgató” megnevezést, hacsak a felvett kolléga nem döntéshozó lesz a szervezetben.
A megnevezésnek tartalmaznia kell a munkakörhöz tartozó lényeges információkat is, úgymint: státusz és beszámolási kötelezettség.
Munkaköri Áttekintés Ez a munkakör pontos részletezése. Szorítkozzon három-négy mondatra, és csupán a legalapvetőbb pontokat fogalmazza meg. Itt nem kell túl specifikusnak lenni, mivel a munkakört pontosabban a későbbi szekciókban fejti majd ki.
Példa: Kezdő pozíció, ami adminisztratív támogatást nyújt egy női vezetővel működő, háromfős cégnél. Fő tevékenységi körök: találkozók szervezése, időpont egyeztetések, telefonhívások kezelése, kisebb adminisztratív munkák.
Feladatok és Felelősségi Körök Itt kell részletesnek lenni. Foglaljon össze minden feladatot, amit az új alkalmazottnak majd végeznie kell. Amennyiben valaki már betölt ilyen feladatköröket, kérje meg őt, hogy segítse és ellenőrizze napi szinten. Ne feledje, hogy ez a feladatleírás nem csak a ma elvégzendő, hanem az üzlet fejlődésével párhuzamosan elvégzendő új munkaterületek köre is kell legyen. Készítsen olyan rugalmas leírást, ami meg fog felelni a későbbi helyzetnek is. Könnyű ugyanis visszautasítani egy tevékenységet, ha az alkalmazott jelzi: sosem volt szó erről a felelősségi körről. Megfogalmazásaiban legyen letisztult, világos, tömör és átfogó.
A lista alján jelezheti egy megjegyzéssel, hogy további részletek a megbízás értelmében. Ezzel a jövőre nézve is hagy magának mozgásteret.
Amennyiben egy már betöltött pozícióra készít munkaköri leírást, alkalmazottja segíthet Önnek összegyűjteni a feladat- és felelősségi köröket. Ha a későbbiekben módosításra kerül a leírás, szintén kérheti az alkalmazott segítségét.
Tudás, Képességek és Készségek Itt azokat az alapvető képességeket sorolja fel, amelyekkel az alkalmazottnak mindenképpen rendelkeznie kell. Ezeket Ön mint vezető határozza meg. Mindenképpen ide tartoznak a következők:
Számítógépes ismeretek: Word, PowerPoint, Excel. Egyszerre többféle munka végzésének képessége. Az emberekkel való együttműködés, korrekt és bizalomkeltő kommunikáció képessége.
Ezek alapvető, ezért fontos kompetenciák, melyekről azonban gyakran elfelejtkeznek, mert annyira koncentrálnak a többi, szakmai feladatra.
Végzettségek és Eddigi Tapasztalatok Itt kell Önnek felsorolnia az elvárt iskolai végzettséget és szakmai tapasztalatot. Itt Ön esetleg lehet nagyvonalú, hogy ne zárjon ki potenciális jó jelentkezőket. A leírásban legyen nyitott egyéb képzettségekre, amik kompenzálhatják az alapszinten elvárt végzettségek esetleges hiányát. Ez természetesen nem lehetséges, amennyiben olyan pozícióra keres alkalmazottat, amihez mindenképpen szükséges egy bizonyos technikai tudás.
Speciális Képességek Bármi, amit az eddigi leírások nem fedtek le, de fontos lehet. Például:
Gyakori utazással járó pozíció. Saját autó használata szükséges. A pozíció eseti jelleggel esti vagy hétvégi munkavégzéssel jár. A munkakör X súly rendszeres emelésével jár.
Fizetés Új pozíció esetén érdemes megjelölni ezt a paramétert is. Ezt bölcs ötlet egy intervallum formájában megadni, így amennyiben anyagi „borulás” történik, Önt nem köti egy leírt összeg.
Miután Ön megalkotta a munkaköri leírást, tegye félre egy-két napra. Ha néhány nappal később visszatér rá, előfordulhat, hogy hasznos új ötlete támad, ami addig nem jutott eszébe, s ami alapján módosíthatja a leírást. Az is jó ötlet, ha valaki más nézi át az anyagot, és ad visszajelzést. Nyilván érdemes olyan embert megkérni erre, akivel Ön közeli kapcsolatban áll (munkatárs, aki az adott munkakört ismeri, egy barát vagy házastárs).
Ha időzavarban van, és nem érzi szerencsésnek, ha egyedül végzi el ezt a feladatot, szoftver is rendelkezésre áll, aminek segítségével megírhatja a dokumentumot.
A munkaköri leírás egyik példánya az alkalmazott aktái közé kerül, amint felvételre kerül a kiválasztott személy.
