Ez természetesen nem a legjobb dolog, ami történhet velünk. Nyilvánvalóan nem egy kellemes feladat. Olykor a körülmények mégis azt mutatják: nincs más választásunk, mint megválni egy dolgozótól.
Mik lehetnek az okok? Gyenge munkateljesítmény, az érvényben lévő munkahelyi szabályzat megszegése, önmaga vagy környezete veszélyeztetése, munka- vagy bevételkiesés miatt történő leépítés. Bármiért is történik, a dolgozó elküldése nem egy könnyű feladat. Fogadjon meg ehhez néhány jótanácsot, mielőtt megszakítja a munkakapcsolatot:
Kövesse a Munkahelyi szabályzatot Feladata végtelenül leegyszerűsödik, ha a munkahelyi szabályzat cégénél kellően kidolgozott, átadásra került a dolgozónak, és aláírásra is került általa. Minden jól megalapozott munkahelyi szabályzatban megtalálhatók a felmondás feltételei.
Gondoskodjon róla, hogy minden dokumentálva legyen Ha nem áll rendelkezésére a felmondással is foglalkozó munkahelyi szabályzat, nagyon fontos, hogy legyen egy megalapozott indoklás az illető dolgozó elküldésére. Meglehet, hogy a felmondáshoz köthető valamilyen, a döntést megalapozó jogszabály is, ez esetben ezt argumentációként mindenképpen csatolja a felmondáshoz. Gondoskodjon, hogy le legyen írva, miért nem elégedett, amióta gyenge teljesítményt észlel a dolgozó részéről. Ehhez írásos dokumentációt a dolgozóról szóló korábbi áttekintések vagy munkadokumentumok között találhat. A lényeg, hogy a teljesítménnyel, munkavégzéssel kapcsolatos megfigyeléseit, észrevételeit világosan és részletesen írja le.
Tudnia kell, hogy mielőtt Ön megszakítja a kapcsolatot egy dolgozójával, bizonyos lépéseket be kell tartania. Jelezte-e valaha az alkalmazottnak, hogy elégedetlen a munkájával? Normális esetben egy szóbeli, illetve egy írásbeli figyelmeztetésnek kell megelőznie a felmondást. Ha ez megtörtént, fontos, hogy ennek dokumentált nyoma is legyen (tüntesse fel rajta a figyelmeztetés dátumát és legyen meg a dolgozó erre adott válasza). Amikor figyelmeztetőt ír, meg kell benne fogalmaznia, hogy mi a korrigálandó magatartás, javaslatokkal kell segítenie az alkalmazottat, hogy lássa, hogyan javíthatna, és határidőt is meg kell határoznia, ameddig számít a nem megfelelő munkavégzés vagy magatartás korrigálására.
Hozza a dolgozó tudomására, hogy a felmondás egy figyelmen kívül hagyott írásbeli figyelmeztetést követ. Gondoskodjon róla, hogy a dolgozó aláírja az írásos figyelmeztetést.
A felmondási folyamat Amennyiben a magatartás és hozzáállás az írásbeli figyelmeztetés után és a változáshoz kellő idő biztosítása után sem változik, Önnek nincs más választása, mint egy felmondási találkozót szerveznie. De ne tegye meggondolatlanul, mert különben visszafelé sül el. Mindenképpen készüljön fel előre a találkozóra azzal, hogy áttekinti a szükséges dokumentációt, és azzal, hogy végiggondolja, mi a következő lépés. Azt szeretné, ha azonnali hatállyal távozna az illető? Ez esetben dolgozza le a hét hátralevő részét? Hajlandó lesz-e kérés esetén referenciát adni az illetőről későbbi elhelyezkedéséhez? Hogyan fogja az illető hátralévő szabadságát, betegszabadságát kezelni? Fog-e munkanélküli kompenzációt fizetni? Amikor a felmondás alkalmával a dolgozó majd felteszi Önnek ezeket a kérdéseket, Ön sokkal jobb helyzetben lesz, ha ezekre addigra már tudja a választ.
Utóhatások kezelése Amikor egy dolgozó elküldésre kerül, ennek mindig kiszámíthatatlanok a hatásai. A dolgozó reagálhat például érzelmi alapokról, amire Önnek fel kell készülnie. Mit tesz Ön például, ha sírni kezd? Fontos a másik félnek megadni az időt arra, hogy reagálhasson, de azért bocsánatot nem kell kérnünk tőle. Mit tesz, ha az illető kiabálni kezd Önnel, vagy agresszívvé válik? A legjobb stratégia ilyenkor, ha Ön higgadt marad, és jelzi, hogy ezt a viselkedést nem tolerálja. Mindig szerencsés, ha a felmondás alatt még valaki a szobában tartózkodik. Mit reagál, ha a dolgozó jogi lépésekkel fenyegetőzik? Fogja ezt fel úgy, mint normális reakciót. Ne reagáljon erre provokációval, és ne mutasson félelmet.
Ha úgy érzi, van mitől tartania, a találkozó után konzultáljon a cég jogászával. Mint mindig, dokumentáljon mindent, ami felmerül a felmondás alkalmával (még akkor is, ha az látszólag gördülékenyen lezajlott).
A felmondás tényét a többi kollégának is tudomására kell hoznia. Legyen nyílt, de ne hozzon minden részletet nyilvánosságra. Ne feledkezzen meg róla: ez egy bizalmi helyzet. Adjon útmutatást, hogy a kolléga hiányában a továbbiakban hogyan működjenek tovább a többiek. Ez különösen fontos azon dolgozók számára, akik az elbocsátott kollégával egy csapatban dolgoztak. Ajánlja fel nekik támogatását az átmeneti időszakra.
A kiléptetés Nehéz és kellemetlen, de próbáljon arra koncentrálni, hogy ez egy komoly tapasztalatszerzés Önnek, az alkalmazottainak és az üzletének is. Talán éppen ez a lépés nyit utat egy nyíltabb vagy pozitívabb kommunikáció előtt, ami eddig akadályozva volt.
A felmondás alkalmán kívül Önnek még célszerű lefolytatnia egy úgynevezett kilépési interjút. Ha személyesen Ön bocsátotta el a kollégát, akkor nem tanácsos, hogy Ön folytassa le az illetővel ezt a beszélgetést. Ilyen körülmények között ugyanis nem reális objektív következtetések levonása. Ez esetben kérjen meg egy munkatársat az Ön tanácsadói közül vagy a menedzsmentből, hogy folytassa le az interjút. Ha senki nem alkalmas erre, készítsen egy írásos kérdőívet, amit kitöltethet, majd email útján visszakerül Önhöz. Hangsúlyozza, hogy az interjú tartalma szigorúan bizalmas. Ez nagyon hasznos lépés a kilépési szituációkban, még az önkéntes távozások esetén is.
Az interjú során a dolgozó megkérdezhető a munkahelyi szakmai állapotokról, a menedzsmentről, a szabályzatokról, működő rendszerekről, és arról, hogy miért távozik a cégtől. Dokumentálja a dátumot, az interjú időpontját és az interjú főbb következtetéseit.
A kilépési interjú nem a cég védelmének pillanata. Sokkal inkább egy lehetőség arra, hogy az abból szerzett információk és a tanulságok birtokában Ön tovább növelhesse, tökéletesíthesse üzletét. Ha távozó kollégája Ön által eddig ismeretlen problémákra világít rá, ezeket a csapat megmaradt tagjai elé vezetheti, megbeszélésre. Ez lehet kényelmetlen szituáció is, hisz meglehet, hogy például éppen arról fognak beszélgetni, hogy kollégái eddig szenvedtek a menedzsment stílusától. Végül azonban ez az őszinte szembenézés és nyílt kommunikáció egy keményebben, elhivatottan dolgozó lojális csapat formájában hozza meg gyümölcsét.
Kövesse a Munkahelyi szabályzatot Feladata végtelenül leegyszerűsödik, ha a munkahelyi szabályzat cégénél kellően kidolgozott, átadásra került a dolgozónak, és aláírásra is került általa. Minden jól megalapozott munkahelyi szabályzatban megtalálhatók a felmondás feltételei.
Gondoskodjon róla, hogy minden dokumentálva legyen Ha nem áll rendelkezésére a felmondással is foglalkozó munkahelyi szabályzat, nagyon fontos, hogy legyen egy megalapozott indoklás az illető dolgozó elküldésére. Meglehet, hogy a felmondáshoz köthető valamilyen, a döntést megalapozó jogszabály is, ez esetben ezt argumentációként mindenképpen csatolja a felmondáshoz. Gondoskodjon, hogy le legyen írva, miért nem elégedett, amióta gyenge teljesítményt észlel a dolgozó részéről. Ehhez írásos dokumentációt a dolgozóról szóló korábbi áttekintések vagy munkadokumentumok között találhat. A lényeg, hogy a teljesítménnyel, munkavégzéssel kapcsolatos megfigyeléseit, észrevételeit világosan és részletesen írja le.
Tudnia kell, hogy mielőtt Ön megszakítja a kapcsolatot egy dolgozójával, bizonyos lépéseket be kell tartania. Jelezte-e valaha az alkalmazottnak, hogy elégedetlen a munkájával? Normális esetben egy szóbeli, illetve egy írásbeli figyelmeztetésnek kell megelőznie a felmondást. Ha ez megtörtént, fontos, hogy ennek dokumentált nyoma is legyen (tüntesse fel rajta a figyelmeztetés dátumát és legyen meg a dolgozó erre adott válasza). Amikor figyelmeztetőt ír, meg kell benne fogalmaznia, hogy mi a korrigálandó magatartás, javaslatokkal kell segítenie az alkalmazottat, hogy lássa, hogyan javíthatna, és határidőt is meg kell határoznia, ameddig számít a nem megfelelő munkavégzés vagy magatartás korrigálására.
Hozza a dolgozó tudomására, hogy a felmondás egy figyelmen kívül hagyott írásbeli figyelmeztetést követ. Gondoskodjon róla, hogy a dolgozó aláírja az írásos figyelmeztetést.
A felmondási folyamat Amennyiben a magatartás és hozzáállás az írásbeli figyelmeztetés után és a változáshoz kellő idő biztosítása után sem változik, Önnek nincs más választása, mint egy felmondási találkozót szerveznie. De ne tegye meggondolatlanul, mert különben visszafelé sül el. Mindenképpen készüljön fel előre a találkozóra azzal, hogy áttekinti a szükséges dokumentációt, és azzal, hogy végiggondolja, mi a következő lépés. Azt szeretné, ha azonnali hatállyal távozna az illető? Ez esetben dolgozza le a hét hátralevő részét? Hajlandó lesz-e kérés esetén referenciát adni az illetőről későbbi elhelyezkedéséhez? Hogyan fogja az illető hátralévő szabadságát, betegszabadságát kezelni? Fog-e munkanélküli kompenzációt fizetni? Amikor a felmondás alkalmával a dolgozó majd felteszi Önnek ezeket a kérdéseket, Ön sokkal jobb helyzetben lesz, ha ezekre addigra már tudja a választ.
Utóhatások kezelése Amikor egy dolgozó elküldésre kerül, ennek mindig kiszámíthatatlanok a hatásai. A dolgozó reagálhat például érzelmi alapokról, amire Önnek fel kell készülnie. Mit tesz Ön például, ha sírni kezd? Fontos a másik félnek megadni az időt arra, hogy reagálhasson, de azért bocsánatot nem kell kérnünk tőle. Mit tesz, ha az illető kiabálni kezd Önnel, vagy agresszívvé válik? A legjobb stratégia ilyenkor, ha Ön higgadt marad, és jelzi, hogy ezt a viselkedést nem tolerálja. Mindig szerencsés, ha a felmondás alatt még valaki a szobában tartózkodik. Mit reagál, ha a dolgozó jogi lépésekkel fenyegetőzik? Fogja ezt fel úgy, mint normális reakciót. Ne reagáljon erre provokációval, és ne mutasson félelmet.
Ha úgy érzi, van mitől tartania, a találkozó után konzultáljon a cég jogászával. Mint mindig, dokumentáljon mindent, ami felmerül a felmondás alkalmával (még akkor is, ha az látszólag gördülékenyen lezajlott).
A felmondás tényét a többi kollégának is tudomására kell hoznia. Legyen nyílt, de ne hozzon minden részletet nyilvánosságra. Ne feledkezzen meg róla: ez egy bizalmi helyzet. Adjon útmutatást, hogy a kolléga hiányában a továbbiakban hogyan működjenek tovább a többiek. Ez különösen fontos azon dolgozók számára, akik az elbocsátott kollégával egy csapatban dolgoztak. Ajánlja fel nekik támogatását az átmeneti időszakra.
A kiléptetés Nehéz és kellemetlen, de próbáljon arra koncentrálni, hogy ez egy komoly tapasztalatszerzés Önnek, az alkalmazottainak és az üzletének is. Talán éppen ez a lépés nyit utat egy nyíltabb vagy pozitívabb kommunikáció előtt, ami eddig akadályozva volt.
A felmondás alkalmán kívül Önnek még célszerű lefolytatnia egy úgynevezett kilépési interjút. Ha személyesen Ön bocsátotta el a kollégát, akkor nem tanácsos, hogy Ön folytassa le az illetővel ezt a beszélgetést. Ilyen körülmények között ugyanis nem reális objektív következtetések levonása. Ez esetben kérjen meg egy munkatársat az Ön tanácsadói közül vagy a menedzsmentből, hogy folytassa le az interjút. Ha senki nem alkalmas erre, készítsen egy írásos kérdőívet, amit kitöltethet, majd email útján visszakerül Önhöz. Hangsúlyozza, hogy az interjú tartalma szigorúan bizalmas. Ez nagyon hasznos lépés a kilépési szituációkban, még az önkéntes távozások esetén is.
Az interjú során a dolgozó megkérdezhető a munkahelyi szakmai állapotokról, a menedzsmentről, a szabályzatokról, működő rendszerekről, és arról, hogy miért távozik a cégtől. Dokumentálja a dátumot, az interjú időpontját és az interjú főbb következtetéseit.
A kilépési interjú nem a cég védelmének pillanata. Sokkal inkább egy lehetőség arra, hogy az abból szerzett információk és a tanulságok birtokában Ön tovább növelhesse, tökéletesíthesse üzletét. Ha távozó kollégája Ön által eddig ismeretlen problémákra világít rá, ezeket a csapat megmaradt tagjai elé vezetheti, megbeszélésre. Ez lehet kényelmetlen szituáció is, hisz meglehet, hogy például éppen arról fognak beszélgetni, hogy kollégái eddig szenvedtek a menedzsment stílusától. Végül azonban ez az őszinte szembenézés és nyílt kommunikáció egy keményebben, elhivatottan dolgozó lojális csapat formájában hozza meg gyümölcsét.